LAKISÄÄTEINEN REKISTERISELOSTE

Henkilötietolaki (523/1999) 10 §
Laatimispäivä 1.5.2018
Päivitetty 25.5.2018

1. Rekisterinpitäjä
ICF Finland ry
Osoite: ICF Finland ry c/o Leadership Design Katajanokanlaituri 5, 00160 HELSINKI
www.icffinland.fi

2. Rekisteriasioita hoitava yhteyshenkilö
Nonna Babitzin
Sähköposti: nonna@adare.fi

Puhelin: +358 400 711 529

ICF Finland ry on tullut tietosuojaselvityksessään siihen tulokseen, että sen ei tarvitse nimetä erillistä tietosuojavastaavaa.

3. Rekisterin nimi
ICF Finland ry:n jäsenrekisteri

4. Rekisterin ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisterin ja henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on kerätä yhdistyksen jäsenistä yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot. Yhteys- ja jäsenyystietoja kerätään jäsenasioiden hoitamista, tiedotusta, jäsentapahtumiin osallistuneiden todistusten tekemistä ja laskutusta varten. Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä jäsentä ei ole mahdollista tunnistaa.

Rekisteriä pidetään Excel -taulukossa, jota säilytetään käyttäjätunnuksin suojatussa pilvipalvelussa (Dropbox.com) ja tietokantana www.icffinland.fi –osoitetta hallinnoimalla palvelimella. Molempiin tahoihin on pääsy vain yhdistyksen hallituksen jäsenillä.

Jäsenrekisterin käsittelytehtäviä ei ulkoisteta.

5. Rekisterin sisältämät tiedot
Rekisteröidystä voidaan tallentaa muun muassa seuraavan kaltaisia tietoja:

Henkilön jäsennumero, etu- ja sukunimi, yhdistyksen toimihenkilön rooli, osoite, postinumero, postitoimipaikka, sähköpostiosoite, puhelinnumero, fax-numero, liittymispäivämäärä, jäsenyyden voimassaolopäivämäärä, sertifiointitaso, sertifioinnin myöntämisen päivämäärä, sertifioinnin umpeutumisen päivämäärä, jäsenmaksutiedot, työnantaja, oma rooli coachina, ammatilliset erikoistumisalueet, palvelun tuottamisen kielet, lisäpalvelualueet sekä muita jäsenyyden hoitamiseksi tarvittavia tietoja.

6. Henkilötietojen säilytysaika

Yhdistys säilyttää henkilötietoja jäsenrekisterissä kunnes rekisteröidyn ja ICF Finland ry:n välisen suhteen voidaan katsoa päättyneen. Päättymisaika määritetään rekisteröidyn viimeisimmästä palvelukontaktista tai yhteydenotosta, johon lisätään 10 vuotta.

Osaa tiedoista voidaan joutua lainsäädännöstä johtuvista syistä säilyttämään tätä kauemmin.

7.Säännönmukaiset tietolähteet
Jäsenrekisteriin kirjattavat tiedot saadaan jäsenen omalla ilmoituksella tai jäsenyyttä hakevan henkilön ilmoituksella jäsenhakemuslomakkeen ja/tai kansainvälisen International Coach Federation (ICF) jäsenrekisterin kautta.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan Talousalueen ulkopuolelle

Rekisteriin tallennettuja tietoja ja jäsentietoja ei säännönmukaisesti luovuteta tai siirretä yhdistyksen, EU alueen tai ETA:n ulkopuolelle muuten kuin sopimuksen, jäsenen antaman erillisen suostumuksen ja/tai nimenomaisten säädösten mukaan.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Paperilla olevat tiedot säilytetään lukkojen takana jonne on pääsy vain asianmukaisilla henkilöillä. Sähköinen jäsenrekisteri sijaitsee valvotussa palvelinkeskuksessa käyttäjätunnuksin suojatulla palvelimella. ICF Finland ry ja rekisteripalvelun tarjoaja huolehtivat tietoturvan säilymisestä parhaan kykynsä mukaan.

10. Profilointi
ICF Finland ry ei tee mitään jäsentietoihin liittyvää profilointia.

11. Rekisteröidyn oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä ja suoramarkkinointia (kielto-oikeus)

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa käsittelytoimia, joita ICF Finland ry kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on ICF Finlandin ja rekisteröidyn välinen jäsensuhde.

Rekisteröity voi esittää tietojensa käsittelyn vastustamista koskevan vaatimuksensa tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä.

ICF Finland ry voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.

12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet

12.1 Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (Tarkastusoikeus)
Rekisteriin merkitty henkilö voi tarkastaa mitä tietoja hänestä on merkitty yhdistyksen jäsenrekisteriin ja saada niistä kopiot tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Tietojen tarkastuspyyntö on esitettävä kirjallisesti yhdistyksen hallitukselle. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti.

Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.

12.2 Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista
Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta. Korjauspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti.

Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa ICF Finland ry:n vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

12.3 Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

12.4 Muut oikeudet

Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä ICF Finland ry:lle tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti.

13. Yhteydenotot
Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä ICF Finland ry:een

  • Sähköpostitse nonna@adare.fi
  • Postitse osoitteeseen: ICF Finland ry c/o Leadership Design Katajanokanlaituri 5, 00160 HELSINKI

ICF Finland ry voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.