ICF:n blogi-sivulla ja etusivun “Uusimmat blogikirjoitukset” -osiossa julkaistavat kirjoitukset

Johtajan 100 päivää – miten maltat perehtyä?


Siihen, miten johtajan on syytä kohdata ensimmäiset 100 päivää, ei ole olemassa yhtä oikeaa vastausta. Ei myöskään siihen, onko tuo 100 päivää se oikea aikajänne. Kaikki tämä riippuu sinusta itsestäsi, sinuun kohdistetuista odotuksista ja organisaation tilanteesta. Kuten pääomasijoittaja Juha Tukiainen on sanonut: ”Tilanne ei taida olla toinen päivänä 101, tästä huolimatta aloitus on todella tärkeä.”

Millainen sitten on hyvä aloitus? Tämä on kysymys, joka sinun on hyvä esittää niin itsellesi kuin sinut rekrytoineille tahoille. Kirjassani ”Johtaja, uusi tehtävä, 100 päivää” haastattelemani johtajat painottivat, että oli johtaja millainen tahansa, olivat häneen kohdistetut odotukset ja organisaation tilanne mikä tahansa, aina on otettava aikaa perehtymiselle. Aina. Johtajan on opittava tuntemaan organisaationsa ihmiset – mikään ei ole mahdollista yksin. Johtajan on ymmärrettävä organisaation vahvuudet ja heikkoudet, jotta ymmärtää, minkä varaan tulevaisuutta rakentaa. Johtajan on myös hyvä nähdä muiden sidosryhmien silmin, miltä organisaatio näyttää ulkoapäin katsottuna. Mutta ennen kaikkea johtajan on tunnettava itsensä – millainen olet johtajana, minkä roolin olet ottamassa ja miten toimit johdonmukaisesti?

Miten aloitus kenties eroaa, kun kyseessä on vahvan kasvun tai rajujen talousongelmien kanssa kamppaileva organisaatio? Johdon suorahakukonsultti Johan Stierncreutz kertoi, että organisaation tilanne näkyy johtajan rekrytointikriteereissä: jos on ongelmallinen ja kiireellinen tilanne, haetaan alalta kokemusta omaavaa henkilöä, mahdollisesti kilpailijalta, jotta nopeampi tehtävän haltuunotto on mahdollista. Jos taas tilanne on rauhallisempi, haetaan usein ”hyvää tyyppiä”, jolloin paremmin myös ymmärretään ja hyväksytään se, että tehtävän haltuunotto vie enemmän aikaa. Ongelmallisessa tilanteessa organisaation kriisitietoisuuden aste on usein jo valmiiksi korkealla, joten valmius muutoksiin nopeallakin aikajänteellä on mahdollista, mikäli organisaation oppimiskyky ja ketteryys ovat riittävällä tasolla. Toisaalta, jos uutta toimitusjohtajaa haetaan hiljaisella haulla eli nykyinen toimitusjohtaja ei ole toimeksiannosta tietoinen, rajaa se uuden johtajan mahdollisuuksia perehtyä yhtiöön muuta kuin nimitysvaliokunnan sekä tunnuslukujen, strategian ja muun kirjallisen materiaalin tuella.

Yhteistä on se, että perehtymiseen on aina otettava aikaa. Voi olla, että aikajänne huonossa kannattavuustilanteessa on lyhyempi, mutta silti johtajan on ymmärrettävä mitä on tekemässä. Ymmärrys rakentuu vuorovaikutuksessa. Liikkeenjohdon konsultti Kai Koskisen sanoja lainaten ”taudin kuva selviää usein vasta matkan aikana”. Oleellista on jälleen tuntea itsensä, oletko parhaimmillasi kasvuyrityksen johtajana vai kenties saneeraajana? Ole rehellinen – välttämättä tarvittavat ominaisuudet eivät ole samassa henkilössä.

Miten varmistat sen, että erilaisten odotusten keskellä maltat ottaa aikaa perehtymiselle? Oman kokemukseni mukaan oleellista on päätös. Päätös ottaa aikaa perehtymiselle. Toinen askel päätöksen jälkeen on suunnitella huolella, mitä haluat perehtymisjaksolla saada aikaan ja miten sen teet. Hyväksi havaittu tapa on laatia 100 päivän suunnitelma tavoitteineen. Tavoite ja suunnitelma auttavat paitsi sinua itseäsi, myös muita. Uuden johtajan tuleminen organisaatioon jo itsessään käynnistää muutoksen ja siksi on hyvä tehdä näkyväksi myös organisaatiolle, että ensimmäisten kuukausien aikana tavoitteenasi on tutustua ja ymmärtää. Samalla osoitat arvostavasi olemassa olevaa ryntäämättä suinpäin muutoksiin. Suunnitelma tavoitteineen on tärkeää käydä läpi myös esimiehesi kanssa. Näin kuulet hänen näkemyksensä ja samalla varmistat tuen suunnitelmallesi. Useampi haastattelemani johtaja myös nosti esille ulkopuolisen sparraajan merkityksen. Uutena johtajana sinun on hyvä löytää itsellesi henkilö, jonka kanssa voit luottamuksellisesti tuulettaa ja sparrata eteen tulevia tilanteita.

Sparraaja voi löytyä vaikka sertifioitujen coachien joukosta www.icffinland.fi tai www.coachfederation.org.

Tänä vuonna ICF:n eli International Coach Federationin perustamisesta on kulunut 20 vuotta. Tutustu coachingiin ja katso mitä annettavaa sillä on juuri sinulle!

Maarit Tiililä, Executive Coach, PCC

Virkeyden vaatimus ja voittamaton väsymys


Syksy on ja pimenee, sängystä nouseminen on aamu aamulta vaikeampaa. Edessä olevan karmaisevan tehtäväpinon ajatteleminen saa hikikarpalot nousemaan otsalle. Miten kummassa sitä muistaisi, ehtisi ja jaksaisi kaiken, mitä täytyy? Ja pitääkö elämän olla aina tätä ikuista suorittamista?

Väsyttää hirveästi, mutta reipas ja positiivinen pitää olla. Kukaan ei varsinaisesti höngi niskaan eikä juokse tunnin välein vaatimassa, että huomisenkin työt pitäisi saada valmiiksi mieluiten jo eilen. Jostain se kuitenkin tulee, pakko olla pirteä, tehokas ja aikaansaava, vaikka todellisuus on aivan muuta.

Tehokkuuden teeskentely peittää väsymyksen, muttei saa sitä katoamaan. Monille tämä on kuitenkin tapa, josta on pidettävä kiinni. Olisihan se kauheaa, jos joku huomaisi miten väsynyt todellisuudessa olen?

Lakkaa vastustamasta todellisuutta

Mieliimme on vuosien hokemisella juurrutettu ajatus, että uupumuksen syynä on työn määrä. Tätä uskomusta harva huomaa lähteä kyseenalaistamaan. Työn tekeminen ei useimmiten kuitenkaan ole se, joka väsyttää. Tekeminen päinvastoin purkaa stressiä ja valmiiksi saaminen antaa lisää energiaa (jos vain muistat pysähtyä välillä huomaamaan sen!). Pahin todellinen stressin aiheuttaja on todellisuuden vastustaminen. Väsymyksesi on totta, mutta jos yrität torjua sitä, tulet kuluttaneeksi valtavan määrän energiaa johonkin, joka ei kieltämällä katoa, vaan suorastaan pahenee vastustuksestasi. Mitä teet, kun katsot edessäsi olevaa työkuormaa ja tunnet voittamatonta väsymystä? Alatko sättiä ja ruoskia itseäsi saamattomuudesta ja laiskuudesta? Yritätkö piiskata itseesi ryhtiä ja puhtia, voimaa tarttua tehtäviisi? Tämä suhtautumistapa on lyhytnäköinen eikä millään tavoin lisää hyvinvointiasi.

Laiskistu vähän

Viisaampi ja myötätuntoisempi tapa on tehdä sitä, mitä teetkin, mutta tehdä se juuri niin väsyneenä kuin millaiseksi tunnet olosi. Lakkaa leikkimästä tehokasta ja laiskistu vähän! Se ei tarkoita sitä, ettet tekisi edessäsi olevia asioita tai ettet saisi mitään aikaan. Se tarkoittaa sitä, että tunnistat ja tunnustat väsymyksesi, otat yhden tehtävän kerrallaan ja paneudut siihen, laiskasti ja väsyneesti, mutta kuitenkin keskittyneesti, kunnes saat sen valmiiksi. Mitä syvemmin ja rennommin keskityt, sitä todennäköisemmin myös tehtäväsi tulee kerralla valmiiksi, kun stressaantuneen hosumisen aiheuttamat virheet eivät pakota sinua korjailemaan työsi jälkeä tai tekemään sitä uudelleen. Voit myös nauttia itse tekemisestä paljon enemmän, kun todella keskityt siihen.

Kuinka paljon kulutat aikaasi kaiken sen murehtimiseen, mitä et ehdi saada valmiiksi?

Toinen stressiä ja uupumusta pahentava ja tavattoman yleinen ajattelutapa on mielen kohdistaminen käsillä olevan tehtävän sijaan kaikkeen siihen, mikä vielä on tekemättä. Mitä enemmän sinulla on tehtävää, sitä tärkeämpää on keskittyä vain siihen yhteen, juuri nyt kaikkein tärkeimpään. Älä anna mielesi viedä sinua tulevaisuuden uhkaaviin mielikuviin, vaan käännä se hellän jääräpäisesti ja toistuvasti takaisin tähän hetkeen ja siihen asiaan, jonka olet valinnut tehtäväksesi juuri nyt. Tämä on arjen mindfulness-harjoittelua, jonka myötä kehityt muutamassa kuukaudessa oikein taitavaksi keskittyjäksi, kun vain muistat tehdä sen aina kun mielesi karkaa omille teilleen.

Suunnittele päiväsi hyvin. Mitkä ovat ne 3-4 asiaa, jotka on tärkeää saada tehdyksi juuri tänään? Päätä etukäteen, mihin aiot aikasi tänään keskittää, ja pidä kiinni päätöksestäsi. Sulje sähköposti ja puhelin ja mahdollisuuksien mukaan muut häiriötekijät pois, ja keskity olennaiseen, vain yhteen asiaan kerrallaan.

Milloin olet riittävän tehokas?

Onko olemassa sellaista kuin ”riittävän tehokas”? Onko sinulla päiviä jolloin olet täydellisen tyytyväinen kaikkien niiden asioiden määrään ja laatuun, joita olet päivän aikana edistänyt? Vai onko mielessäsi paine, joka – riippumatta siitä miten paljon teet – kuiskii, että pitäisi olla vielä vähän tehokkaampi? Kuljetko oman aikaansaamisesi ohi aina seuraavaan ja siitä seuraavaan, edes havaitsematta mitä kaikkea olet saanut tehdyksi? Jos toimit näin, ei ole mikään ihme, jos koet riittämättömyyttä.

Jos sinulla on pitkänpitkä ja jatkuvasti kasvava TO DO-lista, perusta sen rinnalle DONE-lista, johon kirjaat kaikki aikaansaamisesi, pienetkin. Pysähdy aina kun saat yhden asian valmiiksi. Lepää hetki, hengittele, haukottele, venyttele, rentoudu – ja muista nauttia siitä!

Hyödynnä ulkoiset muistit

Jotkut ihmiset tuntevat jopa hienoista ylpeyttä siitä, etteivät kirjoita mitään muistiin. He yrittävät urhoollisesti kantaa työmuistissaan kaikki sadat muistettavat asiat – ja epäonnistuvat siinä ennen pitkää surkeasti. Ihmisen työmuistiin mahtuu 5-7 asiaa kerrallaan, eikä se siitä veny vaikka mitä tekisit. Kuormitat aivojasi turhaan kertaamalla kaikkia muistettavia asioita ja käytät niiden mieleen tallentamiseen aikaasi ja energiaasi, joille sinulla olisi viisaampaakin käyttöä. Mietipä vaan, mitä teet muistutuksella ”osta Lissu-tädin syntymäpäivälahja” sen jälkeen kun tehtävä on suoritettu? Tallenna pitkäkestoiseen muistiisi niitä mielessäsi kertaamalla vain sellaiset asiat, joita tiedät tarvitsevasi jatkossakin. Vapauta työmuistisi purkamalla paperille muistettavia asioita sitä mukaa kun niitä syntyy. Näin voit huokaista helpotuksesta – paperille talletettujen asioiden muistamisesta ei enää ainakaan tarvitse huolehtia! Listalta on helppo poimia hoidettavaksi aina ajankohtaisin asia, ja tehtyjen töiden yliviivaaminen voi tuottaa todellista aikaansaamisen riemua!

Liiku viisaasti

Tämähän on itsestään selvää. Tiedät yhtä hyvin kuin minäkin, että liikunta on äärimmäisen toimiva ja tärkeä keino stressin laukaisuun ja energian tankkaamiseen. Jos kuitenkin liikut hampaat irvessä, etäistä tavoitetta jahdaten, saatat huomaamattasi kasvattaa stressikuormaasi. Liiku lempeästi! Hyvä tavoite on viettää vähintään puoli tuntia päivässä mukavasti hengästyneenä ja nauttia siitä (positiiviset sivuvaikutukset – parempi aineenvaihdunta, kohonnut energiataso, hyvin hapetetut ja luistavammin toimivat lihakset ja aivot – seuraavat itsestään).

Lepää!

Villakoirat eivät karkaa olohuoneen nurkista minnekään, vaikka jättäisit välillä kotityöt muutamaksi päiväksi kokonaan tekemättä. Suhtaudu itseesi myötätuntoisesti ja rakastavasti, kuin lapseen, joka tarvitsee lepoa ja unta. Nuku aina kuin voit. Jo muutaman sekunnin mittainen torkahdus auttaa aivojasi latautumaan. Pidä työssäsi tunnin välein vähintään minuutin mittainen lepo, jolloin vain hengittelet, haukottelet ja annat kehosi rentoutua ja ajatustesi vaeltaa.

Myötätunto, oman jaksamisen kuunteleminen ja kunnioittaminen ovat asenteita, joita harjoittelemalla luot elämääsi paljon enemmän aitoa energiaa ja hyvinvointia. Tee niistä itsellesi jokapäiväinen ja jokahetkinen tapa. Huomaat pian voivasi kaikin tavoin paremmin!

Kirpeän aurinkoisia syyspäiviä toivottaen,
Johanna Koskimies ACC Certified Business & Career Coach, hyvinvointivalmentaja
ICF Finlandin hallituksen jäsen

Artikkeli on julkaistu aikaisemmin www.monsterklubi.fi -sivustolla, jossa on asiaa työelämästä ja työnhausta.